CLAIM DALAM POYEK

Berbagi pengalaman juga merupakan keasyikan tersendiri. Di samping mengingat kembali saat-saat bekerja di sektor rancang bangun, juga dapat memberi pencerdasan kepada para pihak yang memerlukan. Catatan kecil di bawah ini merupakan bahan pelatihan dan juga pengalaman yang boleh diketahui berbagai pihak guna penyesuaian atau pembanding dengan aturan yang berlaku sekarang.

CLAIM, DISPUTE AND ALTERNATIVE  RESOLUTION

  

PENJELASAN UMUM

Razuardi Ibrahim,
Batam, 2010

 Claim dan pertengkaran adalah hal-hal yang selalu akan terjadi pada proyek konstruksi apabila salah satu pihak yang terkait merasa tidak puas, claim akan timbul dan bila klaim tidak disetujui, dispute akan terjadi. Secara umum Claim dapat diartikan sebagai tuntutan sehubungan dengan hak akan sesuatu. Pada proyek konstruksi claim akan berarti suatu tuntutan akan hak yang harus dibayar berdasarkan ketentuan yang tidak terbatas pada kontrak.

Penyebab terjadinya  klaim adalah sangat luas dan sangat dipengaruhi oleh sikap (attitute), kebijakan (policy), kebiasaan-kebiasaan yang dilaksanakan, tingkah laku dan kesalahan-kesalahan yang dapat berasal dari kontraktor, owner, maupun pihak lain. Dapat dikatakan Claim dan dispute tidak pernah disebabkan oleh suatu sumber yang tunggal.

Berdasarkan kondisi suattu kontrak, ada dua hal yang menyebabkan timbulnya claim yaitu :

a.    Apa bila suaatu pihak terkait tidak memenuhi kewajibannya seperti yang tertera pada dokumen kontrak.

b.   Apa bila kontrak tidak mencakup suatu kejadian yang ternyata terjadi pada saat pelaksanaan konstruksi.

JENIS-JENIS CLAIM

Menurut Powell-Smith and Sims 1988, Claim dapat diajukan oleh kontraktor kepada owner dengan kondisi sebagai berikut :

a.    Contractual Claims

Claim yang diajukan oleh kontaktor berdasar pada pernyataan pada kontrak

b.   Commont Low Claims atau Extra Contractual Claims

Dimana claim dapat diajukan meskipun tidak terkondisikan dalam kontrak tetapi ketentuan tersebut ada pada hukum negara atau hukum adat, misalnya pelanggaran pada hak paten.

c.    Quantum Miruit Claims atau As Much as he has an earned

Kewajiban membayar seseorang setelah pembicaraan mengenai harga pada saat awal.

d.   Ex-Gratia atau Out of Kindness

Disini tidak ada kewajiban pemilik secara hukum untuk memenuhi claim yang diajukan meskipun demikian kontraktor dapat mengajukan claim yang sering disebut sympathetic claim.

CLAIM DITINJAU DARI SUDUT PANDANG OWNER (CLIENT POINT OF VIEW)

a.    Claim yang disetujui akan mengakibatkan masalah dalam pendanaan.

b.   Claim sering diajukan oleh kontraktor dengan sangat mendesak sehingga sulit bagi owner untuk meneliti kebenaran dalam membuat keputusan.

c.    Claim sering dibuat oleh kontraktor pada saat-saat akhir proyek sehingga sulit bagi owner untuk membuktikan kebenarannya karena sudah terlalu lama.

d.   Claim sering sekali dibuat dengan dasar yang tidak jelas.

e.    Claim sering sekali diajukan meskipun yang menjadi penanggung jawab tidak jelas.

f.     Claim yang dibuat secara berlebihan, dimana disini dilipatkan dengan faktor antara dua sampai dengan sepuluh kali. Hal tersebut dikerjakan oleh kontraktor dengan harapan dapat menutup kerugian yang telah dideritanya atau dengan kata lain claim dibuat atas dasar kerugian, bukan berdasarkan hak dan kewajiban dari pihak terkait.

g.    Kurangnya pengetahuan kontraktor mengenai kewajiban yang menjadi tanggung jawab pihak owner.

h.   Kontraktor berharap terjadi proses tawar menawar.

i.  Claim sering selaki dipaksa oleh kontraktor tanpa pertimbangan bahwa owner sebenarnya tidak dalam posisi untuk memenuhinya.

j.     Claim sering tidak disertai bukti-bukti yang mendukung seperti tidak adanya time sheet atau bukti-bukti penerimaan barang.

k.   Claim sering sekali berhubungan dengan kekurangan maupun kontraktor dalam mencari jalan keluar.

l.  Claim dibuat berdasarkan claim yang diajukan oleh sub-sub kontraktor dan lansung diteruskan kepada owner.

m.  Claim dianggab tidak memiliki hubungan dengan bidang pemasaran di kemudian hari.

CLAIM MENURUT SUDUT PANDANG KONTRAKTOR

a.    Claim sering terjadi disebabkan oleh kurang akuratnya owner dalam memberikan data lapangan, data lahan  dalam mempersiapkan dokumen tender.

b. Claim sering terjadi karena owner atau pihak perencana tidak mengerti apa sebenarnya yang menjadi tanggung jawab kontraktor.

Contohnya :

Resiko yang disebabkan oleh suatu faktor yang sebenarnya di luar  kendali kontraktor, begitu pula keterlambatan proyek yang bukan menjadi tanggung jawab kontraktor.

RINGKASAN PENDOMAN PENGAJUAN CLAIM

Secara umum, kontraktor dituntut untuk memberitahukan kepada arsitek/insinyur/pengawas pada saat yang paling awal secara tertulis, biasanya ditetapkan beberapa saat setelah kejadian yang mengakibatkan timbulnya claim dikemudian hari.

Sealin itu claim harus dilengkapi dengan bukti-bukti penunjang. Bentuk nyata dari bukti-bukti tersebut sangat tergantung dari jenis claim yang akan diajukan, meskipun demikian secara umum dapat diringkas sebagai berikut :

a.    Cost Record atu perincian data biaya

Cost record harus dapat mewakili semua akibat yang terjadi secara tepat. Cukup memadai ada tidaknya data biaya akan sangat tergantung dari daftar penggunaan sumber daya. Hal sangat penting adalah data biaya harus jelas mewakili  sebab dan akibat terjadinya perubahan biaya.

b.   Schedule variance analysis.

Terdiri dari :

-   As planed Schedule

-      As Built Schedule

-      Adjusted Schedule

c.    Correspondence (Surat menyurat)

Setiap surat menyurat baik surat masuk maupun surat keluar, memorandum, minute of meeting, dan sejenisnya yang berhubungan dengan terjadinya claim harus dilampirkan. Disini dituntut suatu pekerjaan administrasi dan dokumentasi yang baik.

DISPUTE RESOLUTION

Sehubungan kondisi kontrak, dispute resolution dapat diklasifikasikan menjadi :

a.    Tidak terikan secara kontrak.

b.   Terikat secara kontrak.

Pada kondisi (a) perselisihan dapat diselesaikan dengan cara :

-      Genuine Discusion

Pihak terkait yang mengadakan negoisasi atas dasar tidak saling merugikan sangat membantu apabila personil yang menangani proyek masih ada. Cara ini akan selalu dilakukan sebelum menggunakan cara-cara lain dalam menyelesaikan perselisihan.

-      Alternative  Dispute Resolution

Dapat dilaksanakan dengan cara :

i.             Expert Apraisal

Diperlukan pihak ketiga sebagai tenaga ahli yang independen dalam menilai permasalahan yang kemudian akan dijadikan dasar negoisasi menyelesaikan perselisihan.

ii.           Mediation

Pihak terkait akan didampingi masing-masing ahlinya dalam melakukan negoisasi untuk menyelesaikan perselisihan. Mediator kan berlaku sebagai katalisator dalam proses negoisasi. Semua keraguan yang dipertentangkan akan dikeluarkan yang kemudian dicarikan jalan keluarnya.

iii.          Mini Trial

Dilaksanakan sebagai kelanjutan dari mediation apabila perselisihan belum terselesaikan. Disini pihak terkait yang diwakili masing-masing ahlinya akan membuat presentasi dan masing-masing pihak terkait memberikan wewenang kepada pihak lain di luar ahli-ahlinya yang dianggab mampu untuk negoisasi dan membuat putusan. Di Australia mini trial dibuat wadah oleh Australian Comercial Dispute Center.

iv.          Contract Adjudicater 

Dilakukan apabila perselisihan yang terjadi disebabkan oleh Conflict of Interest antara arsitek/insinyur sebagai pembuat keputusan pada saat pertama dalam menyelesaikan perselisihan. Hal ini sering terjadi pada kontrak-kontrak yang bersifat tradisional di mana arsitek/insinyur berfungsi ganda, di samping mewakili owner diapun berlaku sebagai refere atau juri.

v.            Dispute Board review

Terdiri dari manejer-manejer senior dari pihak terkait dimana keterlibatannya akan meyakinkan bahwa prselisihan telah diambil alih oleh pihak yang lebih senior sehingga pekerjaan di lapangan dapat berjalan seperti biasa. Board of Review dapat diambil dari pihak ketiga yang dianggab ahli.

Pada kondisi (b) yaitu kondisi Keterikatan secara kontrak, dapat diselesaikan dengan cara :

-      Alternative Dispute Resolution

Penyelesaian ditempuh seperti uraian di atas.

-      Arbitration

Arbritration dapat diartikan dengan menyelesaikan perselisihan di luar proses pengadilan. Ada lima keuntungan ysng didapat melalui arbritration (Cushman, 1978),

i.             Secara umum proses akan lebih cepat

ii.           Biaya lebih murah

iii.          Seorang arbitrator selalu dipilih atas dasar keahlianya

iv.          Selalu dilakukan secara tertutup/kekeluargaan.

v.            Musyawarah dan pola berfikir yang nalar merupakan dasar dari cara penyelesaian.

-      Litigation

Merupakan cara penyelesaian perselisihan melalui proses pengadilan. Hal ini merupakan pilihan terakhir apa bila perselisihan tidak dapat diselesaikan dengan cara tersebut di atas. Berbagai jenis dispute resolution dapat digunakan untuk menyelesaikan perselisihan pada proyek konstruksi, meskipin demikian cara-cara tersebut baru dapat digunakan dengan efektif apabila :

i.      Pihak terkait bersikap terbuka dan mempunyai keinginan yang kuat   untuk menyelesaikan masalah.

ii.           Pihak terkait mempunyai kesadaran bahwa menyelesaikan proyek tepat pada waktunya adalah tujuan utama.

PENUTUP

Bahwa dalam setiap pelaksanaan proyek, khususnya konstruksi sering terjadi perselisihan antara owner selaku pemilik dengan kontraktor sebagai pelaksana. Kondisi ini perlu mendapat penyelesaian dengan cara yang bijaksana dan memuaskan pihak yang terkait meskipun jalan terakhir dalam menyelesaikan perselisihan dapat dilakukan dengan cara ligitation atau pengadilan.

Claim yang umumnya terjadi dalam pelaksanaan proyek sudah semestinya ditempuh dengan menggunakan prosedur yang telah diatur dalam tatacra pelaksanaan proyek yang tercantum dalam klausal  kontrak, sehingga tidak ada pihak-pihak yang dirugikan.