DI ANTARA RAPAT

Di Antara Rapat

 

Bireuen, Nopember 2011

Selama perjalanan menjadi aparatur, aku mencermati beberapa jenis rapat yang menggerakkan organisasi atau tim kerja untuk menuntaskan masalah. Biasa terjadi di lingkup aparatur setelah rapat penyelesaian masalah, tugas pokok yang dibicarakan dalam rapat tetap saja terbengkalai. Tatkala pimpinan daerah mengevaluasi tentang kemajuan kerja, hasilnya tetap nihil. Hal ini disebabkan aparatur penanggungjawab tidak mampu menyelesaikan tugasnya karena saling berharap atau tidak jelasnya pembagian tugas. Hambatan lain biasanya disebabkan penerapan jenis rapat yang tidak tepat. Dalam pengalamanku, rapat internal yang kuterapkan terbagi ke dalam beberapa jenis. Mungkin para ahli manajemen dapat membagi jenis rapat ini ke dalam definisi yang lebih rinci dan tepat. Namun sebenarnya kreasi pencapaian rapat dapat dilakukan oleh seni penggalangan dari pimpinan rapat itu sendiri. Aku membagi rapat tingkat kabupaten dan lumayan sukses mencapai tujuannya, yaitu :

1)      Rapat sharing, yaitu rapat yang dilakukan untuk mendapatkan kesimpulan dari banyak masukan peserta rapat. Rapat seperti ini tidak memerlukan acuan kerja sejak awal karena rencana kerja didapatkan dari sharing para peserta. Contoh rapat seperti ini, yakni pembentukan panitia maulid kabupaten, pameran, pertandingan dan  perayaan lainnya. Pesertanya pun bebas tidak terbatas kepada kompetensi orang-orang tertentu. Dalam rapat seperti ini diperkenankan mempertimbangkan perasaan peserta meskipun kadangkala tidak diperlukan.

2)      Rapat Teknis, yaitu rapat yang sudah memiliki gambaran tentang tatacara pelaksanaan untuk meraih sukses sesuatu masalah. Dalam rapat seperti ini, acuan rapat sudah mesti terikat dalam standar kompetensi peserta yang hadir. Tentunya, kompetensi peserta rapat yakni peserta yang dapat mengambil keputusan dalam rapat teknis itu. Jika yang mewakili dinas teknis itu tidak mampu mengambil keputusan dalam hal-hal tertentu menyangkut kewenangannya, sebaiknya dipulangkan saja.

3)      Rapat kerja, yaitu rapat yang lebih menuntut pelaksanaan kegiatan. Rapat ini lebih bersifat top-down, karena tidak diperlukan pendapat dalam rencana pelaksanaan. Acuan rapat merupakan bahan penting dalam rapat kerja, berikut standar kerja lainnya seperti besteek dalam rapat kerja bangunan. Rapat ini tidak membutuhkan saran di luar rencana kerja dan tidak pula melibatkan para pihak yang tidak terkait dengan tujuan kerja. Dalam rapat ini pula aku selalu pimpinan harus bersikap tentang langkah tepat dan cepat yang harus dicapai.

Aku menggunakan metode ini sejak aku dipercayakan sebagai Sekretaris Daerah Bireuen, 9 September 2011. Banyak para pejabat yang sedikit terusik dengan metode ini, namun tidak sebanding dengan kegagalan yang akan didulang kabupaten. Akhirnya, yang ingin kusampaikan bahwa tiada rapat yang tiada keputusan.